Sformułowania, których lepiej unikać:
Zorganizowaliśmy – używanie czasowników w pierwszej osobie budzi wątpliwości co do bezstronności protokolanta. Lepiej posłużyć się zwrotem zorganizowano.
Mimo konfliktu sołectwa z urzędem gminy spotkanie przebiegło w spokojnej atmosferze. – to zdanie ma charakter ceny i mogłoby zostać użyte w relacji, natomiast w protokole nie powinno się pojawić. Informacje dotyczące atmosfery lepiej pominąć i przejść do opisania porządku obrad.
Dobremu duchowi Łubna – to sformułowanie ma również charakter ceny i nie powinno pojawić się w protokole. Należy podać jedynie imię i nazwisko osoby, a nie wyrażać opinie na jej temat.
Protokolantka posługuje się długimi, złożonymi zdaniami, co może zaburzyć jasność i konkretność protokołu. Lepiej byłoby korzystać z prostych, szablonowych zdań, na przykład: Pierwszym punktem obrad było…, Drugi punkt obrad był poświęcony itp.
Brak podpisu protokolantki- powinien się pojawić.
Protokół powinien być pisany językiem urzędowym. Istotną cechą protokołu jest zachowanie bezstronności, dlatego należy w nim unikać słownictwa ocennego oraz warto posługiwać się bezosobowymi formami czasowników. Warto także korzystać z szablonowych konstrukcji.