1. Władze gminy określają zasady prac nad budżetem oraz kwotę, o której podziale zdecydują mieszkańcy.
2. Obywatele zgłaszają projekty do władz gminy. Pod każdą propozycją musi podpisać się ustalona przez samorząd liczba mieszkańców.
3. Władze gminy sprawdzają, czy zgłoszone projekty spełniają określone wymagania. Następnie poszczególne propozycje zostają zaprezentowane społeczności lokalnej.
4. Mieszkańcy decydują w głosowaniu, które pomysły zostaną zrealizowane.
Budżetem obywatelskim nazywa się określoną kwotę, wydzieloną z budżetu gminnego. O jego wykorzystaniu decydują mieszkańcy gminy, mogący przeznaczyć daną kwotę na zadania leżące bezpośrednio w zakresie kompetencji władz danej gminy. Budżet obywatelski po raz pierwszy wprowadzono w 2011 w Sopocie.