Forma „Serdecznie pozdrawiam” nie jest odpowiednia dla zakończenia oficjalnego pisma, w ten sposób można zwrócić się do kogoś, kogo lepiej znamy i pozostajemy z nim w relacji. Dla zakończenia opinii lub zażalenia lepsza będzie forma: „z poważaniem” lub „z wyrazami szacunku”.
Pisma oficjalne mają ściśle ustalony wzór, dlatego zaczynamy je i kończymy według przyjętej formuły. Na początku można zwrócić się do adresata: Szanowna Pani, Szanowny Panie lub Szanowni Państwo. Nigdy nie zaczynaj pisma (lub maila) od słowa „witam”.